Роботодавці зобов'язані вести військовий облік, оновлювати дані співробітників та вчасно інформувати ТЦК — за порушення передбачена адміністративна відповідальність. 
ілюстративне фото / armyinform.com.ua
Українські роботодавці під час воєнного стану повинні ретельно стежити за військовим обліком співробітників. На підприємства покладено обов'язки щодо перевірки документів працівників, оновлення даних, повідомлення ТЦК та СП та організації оповіщення співробітників про призов. За порушення правил у особливий період для юридичних осіб передбачені штрафи від 34 000 до 59 500 грн. Про це пишуть Dengi.ua з посиланням на роз’яснення «Судово-юридичної газети».
Хто повинен вести військовий облік
Військовий облік на підприємстві стосується призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють за трудовим договором.
Читайте також: Непридатний до служби, але готовий воювати: Міноборони пояснило правила контракту
Зокрема, йдеться про:
- чоловіках віком від 18 до 60 років, які не виключені з військового обліку;
- представниках вищого офіцерського складу — до 65 років;
- жінках, які перебувають на військовому обліку, зокрема тих, що мають медичну або фармацевтичну спеціальність.
Правила поширюються не тільки на співробітників за основним місцем роботи, а й на тих, хто працює за сумісництвом.
Якщо трудовий договір із працівником призупиняється через неможливість виконувати роботу або забезпечити необхідні умови праці внаслідок збройної агресії, підприємство все одно продовжує вести його військовий облік.
Якщо особу знято з військового обліку, це ще не означає, що вона перестала бути військовозобов’язаною. У такому випадку її мають направити до ТЦК та СП для оновлення даних та постановки на облік, після чого відомості знову вносяться до обліку підприємства.
Кого підприємство не ставить на військовий облік
Військовому обліку на підприємстві не підлягають особи, які виключені з військового обліку, оскільки вони більше не мають статусу військовозобов’язаних.
Окремі правила діють і для мобілізованих співробітників. Після мобілізації людина отримує статус військовослужбовця, однак її відомості повинні залишатися у списках персонального обліку підприємства до кінця поточного календарного року.
Також підприємство не веде військовий облік щодо ФОП-підрядників та осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами.
Хто відповідає за облік працівників
Військовий облік зобов’язані організувати всі юридичні особи — незалежно від розміру підприємства та сфери його діяльності. Виняток передбачено для ФОП-роботодавців.
Загальна відповідальність за організацію обліку покладається на керівника компанії. При цьому директор не зобов’язаний особисто займатися всіма процедурами: він може призначити відповідального співробітника.
Якщо на військовому обліку перебуває менше 500 осіб, цю роботу можна доручити інспектору з кадрових питань або іншому співробітнику кадрової служби. За додаткові обов’язки передбачена доплата до 50 % посадового окладу.
Якщо військовозобов’язаних більше 500, на підприємстві має бути окрема штатна посада інспектора з військового обліку.
Кількість таких працівників залежить від чисельності:
- від 2 001 до 4 000 осіб — 2 інспектори;
- від 4 001 до 7 000 — 3 інспектори;
- далі додається ще один інспектор на кожні наступні 3 000 осіб.
Відповідальний співробітник повинен відповідати кваліфікаційним вимогам професії «Інспектор з військового обліку».
Що роботодавець зобов’язаний перевіряти під час прийняття на роботу
Особу, яка підлягає військовому обов’язку, не можна прийняти на роботу без військово-реєстраційного документа.
Якщо кандидат надає електронний військово-обліковий документ, він має бути сформований не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу.
Після оформлення співробітника у роботодавця з’являються й інші обов’язки.
Повідомлення про кадрові зміни
ТЦК та СП необхідно повідомити протягом семи днів після видання наказу про:
- прийнятті військовозобов’язаного на роботу;
- переведенні на іншу посаду;
- звільненні.
Оновлення даних
Якщо працівник змінив місце проживання, сімейний стан, освіту або посаду, відповідні зміни мають бути внесені до списків персонального військового обліку протягом п’яти днів.
Щорічна звірка
Не рідше ніж один раз на рік підприємство має звіряти власні списки, військово-реєстраційні документи працівників та інформацію, якою володіють ТЦК та СП.
За наявності технічної можливості дані можна перевіряти та оновлювати онлайн через портал «Дія».
Що робити роботодавцю після отримання повістки для працівника
Якщо підприємство отримує від ТЦК та СП розпорядження про виклик працівника, ігнорувати його не можна.
Роботодавець повинен:
- видати наказ про повідомлення працівника;
- ознайомити його з наказом під підпис;
- забезпечити його прибуття до ТЦК та СП або звільнити від роботи на час виконання цього обов’язку.
Таким чином, підприємство не просто передає інформацію працівнику, а має виконати встановлену процедуру повідомлення.
Які документи повинні бути на підприємстві
Для організації військового обліку компанія повинна мати відповідні документи.
Зокрема, знадобляться:
- наказ про призначення відповідального за військовий облік та його посадова інструкція;
- документи про необхідність підвищення кваліфікації відповідального співробітника;
- правила військового обліку на підприємстві;
- списки персонального військового обліку;
- журнал обліку результатів перевірок;
- відомості оперативного обліку про чисельність військовозобов’язаних, заброньованих працівників та інших категорій.
Правила військового обліку мають знаходитися у доступному для працівників місці, а співробітники повинні бути ознайомлені з ними під підпис.
Хто може прийти з перевіркою
Контролювати стан військового обліку можуть спеціальні комісії. До їх складу можуть входити представники ТЦК та СП, державних адміністрацій, Державної податкової служби та Державної служби з питань праці.
Перевірки бувають плановими та позаплановими.
Про планову перевірку підприємство має бути попереджене не менше ніж за 10 днів до її проведення.
Без попереднього повідомлення можуть проводитися позапланові перевірки. Зокрема, увага може бути приділена підприємствам, які здійснюють бронювання працівників або мають співробітників з мобілізаційними розпорядженнями.
Під час перевірки фахівці можуть перевіряти правильність ведення списків, наявність документів та дотримання термінів передачі інформації.
Який штраф загрожує за порушення
За порушення правил військового обліку під час дії особливого періоду передбачена адміністративна відповідальність.
Згідно зі статтею 210-1 КУпАП, для юридичних осіб розмір штрафу становить від 34 000 до 59 500 грн.
Відповідальність може настати, наприклад, якщо підприємство не повідомило у встановлений термін ТЦК та СП про прийняття на роботу військовозобов’язаного.
При цьому важливо, хто саме допустив порушення. Якщо військовий облік на підприємстві взагалі не організовано, штраф може бути накладено на керівника. Якщо облік ведеться неналежним чином, відповідальність покладається на призначеного відповідального співробітника.
Чи може підприємство отримати кілька штрафів
Кількість штрафів залежить від того, скільки адміністративних проваджень розглядається.
Якщо кілька порушень виявлено під час однієї перевірки і вони розглядаються в рамках однієї справи, ухвалюється одна постанова і призначається один штраф за виявлені порушення.
Якщо ж порушення виявлено поза межами перевірки і вони розглядаються в рамках кількох окремих справ, штрафи можуть застосовуватися за кожне окреме порушення.
Тому для роботодавця важливо не тільки призначити відповідальну особу, а й налагодити регулярне оновлення інформації та контроль термінів.
Що в підсумку повинен контролювати роботодавець
Військовий облік на підприємстві — це не формальна процедура, яку можна проводити час від часу. Роботодавець повинен стежити за документами співробітників, своєчасно оновлювати відомості, передавати інформацію до ТЦК та СП і виконувати вимоги щодо оповіщення.
При цьому ключові терміни, про які варто пам’ятати кадровій службі, — 72 години для актуальності електронного військово-реєстраційного документа під час прийому на роботу, 7 днів для повідомлення про кадрові зміни та 5 днів для внесення змін до персональних реєстраційних даних.
За недотримання правил у особливий період юридичній особі може загрожувати штраф до 59 500 грн.
Раніше Dengi.ua повідомляли про те, що з1 січня 2027 року роботодавцям доведеться виконати низку щорічних процедур, пов’язаних з оформленням документів персонального військового обліку.
Також Dengi.ua писали про те, що в ТЦК роз’яснили, чи підлягають мобілізації українці з двома паспортами.